Was gilt für Bewerbungen?
Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung (z.B. Erhebung, Speicherung, Verwendung, Übermittlung, vgl. Art. 4 Nr. 2 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten informieren, wenn Sie sich auf eine Stelle bei Ernsting’s family bewerben.
In diesem Fall werden die in Ihrer Bewerbung enthaltenen und damit verbundenen personenbezogenen Daten erfasst und verarbeitet, um Ihre Bewerbung für eine mögliche Beschäftigung bei Ernsting’s family zu bewerten. Diese Datenschutzhinweise gelten auch für personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. LinkedIn) erhalten haben, oder für personenbezogene Daten, die Sie uns über andere Kanäle im Hinblick auf eine mögliche Beschäftigung zur Verfügung gestellt haben.
Sofern Sie sich über unsere Website bei uns bewerben, verweisen wir bei der Nutzung unserer Website zu reinen Informationszwecken und im Hinblick auf den Einsatz von Analyse- und Marketingtools, Cookies und vergleichbaren Technologien auf die weiteren Datenschutzhinweise auf dieser Website, die Sie umfassend informiert.
Zwecke und Daten, die wir verarbeiten
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu den Zwecken des Bewerbermanagements und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens sowie der Durchführung von Personalbeschaffungsmaßnahmen der Ernsting’s family, zu denen insbesondere die Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Tests mit Bewerbenden, die Auswertung und Beurteilung der Ergebnisse sowie die sonstigen für die Personalbeschaffungs- und Einstellungsprozesse erforderlichen Maßnahmen gehören.
Abhängig von den veröffentlichten oder uns übermittelten Daten verarbeiten wir zu den genannten Zwecken in der Regel folgende personenbezogene Daten:
- Stammdaten: Vor- und Nachnamen, Anrede, Geburtsdatum, Anschrift;
- Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer;
- Bewerbungsdaten: Qualifikationen, Auszeichnungen, Sprachfähigkeiten, Gehaltsvorstellung, Erfahrungen und Ausbildungen, ggf. Hobbies, ggf. Ihr Bild;
- Zusatzdaten: Daten, welche für bestimmte Stellen abgefragt werden (Bspw. Führerscheinklassen bei Fuhrparkstellen);
- Weitere personenbezogene Daten: Daten, die in den zur Verfügung gestellten Dokumenten (z.B. Lebenslauf, Motivationsschreiben) bzw. Informationen enthalten sind und/oder die in sozialen Plattformen wie LinkedIn/Xing sowie in Gesprächsnotizen genannt werden.
In Einzelfällen können auch sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 Abs.1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, politischen Meinungen, Religion oder andere Überzeugungen, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft) erhoben werden, wenn Sie uns diese übermitteln sollten.
Zu Ihren Bewerbungsdaten gehören außerdem, soweit zutreffend:
- Bewerbungs-Metadaten (insbesondere: Name/Nummer Stellenangebot, Eingangsdatum, Datum Absage bzw. Zusage, ggf. Absagegrund);
- Termindaten – für Interviews/Bewerbungsgespräche (insbesondere: Ort, Datum, Gesprächspartner);
- Daten für Bewerbungsentscheidungen (insbesondere: Inhalte aus Bewerbungsterminen, Einschätzungen zum/r Bewerbenden, ggf. Ergebnis Sanktionslisten-Screening, Bewerbungsentscheidung);
- Daten für Fahrtkostenerstattungen wie Buchungsbelege (insbesondere: Belegnummer, Belegdatum, Angaben zum Aussteller und Empfänger, Währung, Rechnungsbetrag, Beschreibung des Geschäftsvorfalls, Steuersatz);
- Zahlungsdaten (insbesondere: Kontoinhaber, Name des Kreditinstituts, IBAN, BIC, Verwendungszweck/Referenz, Währung, Zahlungsbetrag, Zahldatum, Wertstellung).
Quelle der Daten
Grundsätzlich erheben und verarbeiten wir für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung nur die von Ihnen uns zur Verfügung gestellten o.g. Daten.
Wir beziehen Daten über Sie ggf. auch aus anderen Quellen, z.B. Websites und anderen öffentlich zugänglichen Quellen im Internet sowie beruflichen Netzwerken. Darunter fallen z.B. Daten, die Sie im Rahmen eines Online-Profils (etwa bei LinkedIn/Xing) öffentlich gemacht haben.
Rechtsgrundlagen
Die Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung personenbezogener Daten sind:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, wenn die Verarbeitung für die Entscheidung über den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unsere berechtigten Interessen an der Durchführung des Bewerbungsverfahrens, der Anwerbung, Bewertung und Auswahl von Bewerbenden für eine Beschäftigung und der Erstellung eines Kurzprofils, wenn wir die Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Google, LinkedIn, Xing) für eine mögliche Beschäftigung erhalten oder wenn die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sind.
- Art. 6 Abs. 1 lit. b i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG, wenn sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten wie z.B. Daten zu Ihrer Gesundheit (z.B. Schwerbehinderungsstatus) verarbeitet werden.
- Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 6 Abs. 1 lit a i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung eingeholt wird (z.B. Bewerberpool).
Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden primär von unseren eigenen Beschäftigten zu den oben genannten Zwecken verarbeitet, mit denen Sie kommunizieren und nicht an Dritte weitergegeben.
Eine Weitergabe der von uns erhobenen Daten erfolgt grundsätzlich nur, wenn hierfür im konkreten Fall eine datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt, insbesondere wenn:
- Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
- die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer Interessen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse am Unterbleiben der Weitergabe Ihrer Daten haben,
- wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Weitergabe rechtlich verpflichtet sind, insbesondere wenn dies aufgrund von verbindlichen Vorgaben (z.B. im Rahmen der Steuerprüfung durch die Finanzbehörden oder im Rahmen der Geldwäscheprävention), behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung erforderlich ist,
- dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen oder für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.
Ihre personenbezogenen Daten und zur Verfügung gestellten Unterlagen werden von Ernsting’s family in einer internen Bewerberdatenbank für den Bewerbungsprozess gespeichert. Auf diese Datenbank haben nur diejenigen Beschäftigten Zugriff, die notwendigerweise in das Bewerbungsverfahren eingebunden sind. Die Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich in der Personalabteilung gesichtet und ausgewertet und an den möglichen späteren Vorgesetzten weitergeleitet. Bei leitenden Positionen wird ggf. auch die Geschäftsführung mit einbezogen und Ihre Bewerbungsunterlagen an diese weitergeleitet.
In bestimmten Fällen müssen wir einen Teil Ihrer Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten, an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens weitergeben. Wir übermitteln die Daten insbesondere an folgende Empfänger oder Gruppen von Empfängern:
- Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland: Allgemeine Büro- und Kommunikations- und E-Mail-Software;
- GuideCom AG, Hafenweg 14, 48155 Münster: Bereitstellung des Karriereportals und Verwaltung von Bewerbungen.
Weiterhin kann es erforderlich sein, dass Ihre Daten im Rahmen zentralisierter Verwaltungsprozesse und je nachdem, auf welche Stelle Sie sich bewerben, auch an andere Einheiten unserer Unternehmensgruppe weitergegeben werden müssen. Dabei beachten wir die datenschutzrechtlichen Vorschriften. Hierzu zählen die folgenden Gesellschaften:
- EHG GmbH & Co. KG ( (Hugo-Ernsting-Platz 1, 48653 Coesfeld-Lette, Deutschland)
- Ernsting’s family Austria GmbH (Mozartstraße 11/1/3, A-4020 Linz, Österreich)
- Ernsting’s family Netherlands B.V. (Beatrixpark 22, 7101 BN Winterswijk, Niederlande)
Dienstleister, die in unserem Auftrag tätig werden, verarbeiten teilweise Daten für uns. Sofern dies der Fall ist, schließen wir mit diesen einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag ab, durch den wir Dienstleister verpflichten, die Verarbeitung der Daten sorgfältig und nach unseren Weisungen vorzunehmen. Hierdurch verarbeiten die Dienstleister die Daten nach unseren Vorgaben und in unserem Auftrag, weswegen sie als Auftragsverarbeiter bezeichnet werden.
Darüber hinaus kann eine Weitergabe in Zusammenhang mit behördlichen Anfragen, Gerichtsbeschlüssen und Rechtsverfahren erfolgen, wenn es für die Rechtsverfolgung oder -durchsetzung bzw. die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Im Rahmen der Bearbeitung von Betroffenenanfragen kann auch eine Übermittlung an unsere/n externe/n Datenschutzbeauftragte/n erfolgen.
Unser Karriereportal
Zur Bereitstellung unseres Karriereportals unter http://career.ernstings-family.com/jobs und zur Verwaltung von Bewerbungen verwenden wir die Software HR-Suite der GuideCom AG, Hafenweg 14, 48155 Münster. Mit der GuideCom haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Ihre Bewerbungsdaten werden von der GuideCom verschlüsselt in Deutschland oder der Europäischen Union gespeichert und verschlüsselt übermittelt. Soweit die GuideCom mit Unterauftragsverarbeitern zusammenarbeitet, deren Muttergesellschaft ihren Sitz nicht in der Europäischen Union haben, so gilt bei nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierten US-Unternehmen der Angemessenheitsbeschluss für die USA und/oder haben die GuideCom und seine Unterauftragsverarbeiter Standardvertragsklauseln abgeschlossen und zusätzliche Maßnahmen zum Schutz der Daten ergriffen.
Bewerbungen mittels Meta Lead Center
Wenn Sie sich bei uns über ein mittels Meta Lead Center auf Facebook oder Instagram veröffentlichtes Formular bewerben können Ihre personenbezogenen Daten außerdem an Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Ireland weitergegeben werden. Zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeiten wir folglich diejenigen Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns über das von Meta bereitgestellte Formular mitgeteilt haben (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, …). Um Ihnen die Bewerbung möglichst einfach zu machen, haben wir dieses Formular bewusst kurzgehalten. Falls wir noch weitere Unterlagen benötigen, werden wir uns wieder mit Ihnen in Verbindung setzen.
Mit Meta Platforms Ireland Limited haben wir hinsichtlich der Verarbeitungstätigkeiten, die in gemeinsamer Verantwortlichkeit erfolgen, zusätzlich eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO geschlossen, in der geregelt wird, wer für die Erfüllung welcher DSGVO-Verpflichtungen im Zusammenhang mit den Verarbeitungstätigkeiten in gemeinsamer Verantwortung zuständig ist. Dieser ist über folgenden Link abrufbar: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Ihre personenbezogenen Daten können von Meta Platforms Ireland Limited auch an Meta Platforms Inc. in den USA übertragen werden. Meta Platforms Inc. ist dem EU-U.S. Data Privacy Framework beigetreten, weshalb die Übermittlung in diesem Fall auf Basis des Angemessenheitsbeschlusses für die USA gemäß Art. 45 DSGVO erfolgt.
Weitere Informationen finden Sie:
Bewerbungen mittels Jobportal
Sollten Sie sich über ein externes Jobportal auf eine unserer Stellen bewerben, werden Ihre personenbezogenen Daten zunächst durch den jeweiligen Portalbetreiber erhoben und anschließend an uns übermittelt. Für die Verarbeitung auf den Plattformen gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
Im Fall von StepStone (The StepStone Group Deutschland GmbH, Völklinger Str. 1, 40219 Düsseldorf) erfolgt die Datenübermittlung über eine Schnittstelle zu unserem Bewerbungsmanagementsystem. StepStone kann Ihre Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten, insbesondere soweit Sie dort ein Nutzerkonto anlegen oder weitere Dienste des Portals nutzen. Je nach Art der Verarbeitung haben wir sowohl einen Auftragsverarbeitungsvertrag als auch einen Vertrag über die gemeinsame Verantwortlichkeit mit StepStone abgeschlossen. Weitere Informationen sowie die abgeschlossenen Verträge finden Sie in den Rechtstexten von StepStone: https://www.stepstone.de/e-recruiting/rechtliches/.
Sollten Sie sich über Indeed (Indeed Ireland Operations Ltd., 124 St. Stephen’s Green, Dublin 2, Irland) bei uns Bewerben werden Ihre Daten über die Funktion „Indeed Apply“ oder vergleichbare Integrationen an uns übermittelt. Ihre personenbezogenen Daten können von Indeed Ireland Operations Ltd. auch an Indeed Inc. in den USA übertragen werden. Meta Platforms Inc. ist dem EU-U.S. Data Privacy Framework beigetreten, weshalb die Übermittlung in diesem Fall auf Basis des Angemessenheitsbeschlusses für die USA gemäß Art. 45 DSGVO erfolgt. Mit Indeed haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Diesen und weitere Informationen zum Datenschutz bei Indeed finden Sie unter: https://de.indeed.com/legal#dpa.
Zusätzlich kann eine Bewerbung auf bestimmte Stellen auch über das Jobportal der Bundesagentur für Arbeit (Bundesagentur für Arbeit, Regensburger Str. 104, 90478 Nürnberg) übermittelt werden. Dies erfolgt über die technische HR-BA-XML-Schnittstelle der Bundesagentur für Arbeit, für die eine Kooperationsvereinbarung abgeschlossen wurde. Ihre Bewerbungsunterlagen, die über dieses Portal eingereicht werden, werden von uns im Rahmen des Auswahlverfahrens verarbeitet.
In Einzelfällen kann es vorkommen, dass bei der Nutzung von Jobportalen eine Bewerbung per E-Mail an uns übermittelt wird. Diese Bewerbungen werden inhaltlich wie Bewerbungen über das jeweilige Portal behandelt und ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Unabhängig davon weisen wir darauf hin, dass von einer allgemeinen Übersendung von Bewerbungen per E-Mail – außerhalb der vorgesehenen Bewerbungsportale – aus technischen und sicherheitsrelevanten Gründen abgesehen werden sollte. Bewerbungen, die uns unaufgefordert per E-Mail erreichen, werden zunächst mit einem Hinweis auf unseren Stellenmarkt beantwortet und danach grundsätzlich nicht weiterverarbeitet.
Bewerbungen mittels Cammio
Darüber hinaus bieten wir für ausgewählte Stellen die Möglichkeit, sich über eine integrierte Funktion unseres Dienstleisters Cammio (Cammio GmbH, Alexanderstrasse 1-5D, 10178 Berlin) mit einer kurzen Video- oder Sprachnachricht zu bewerben. Cammio verarbeitet die dabei erhobenen Daten (insbesondere Bild- und Tondaten) ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Aufzeichnung wird über eine gesicherte Verbindung an uns übermittelt und ausschließlich für die Beurteilung der Bewerbung verwendet.
Bewerberpool / Talentpool
Wenn Sie nicht eingestellt werden, Ihre Bewerbung aber für zukünftige Stellen in unserem Unternehmen relevant sein könnte, werden wir Sie im Rahmen der Bewerbungsmanagementplattform oder per E-Mail um Ihre Einwilligung bitten, Ihre Bewerbung für weitere 6 Monate in unserem Bewerberpool zu speichern, um mit Ihnen für zukünftige Stellenangebote in Kontakt treten zu können. Danach werden Ihre Daten automatisch gelöscht oder Sie werden von uns kontaktiert und gefragt, ob wir Ihre Daten noch länger speichern und für Bewerbungszwecke verarbeiten dürfen. Sie können dieses Angebot ablehnen oder im Falle einer erteilten Einwilligung Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich mit uns in Verbindung setzen (Kontaktdaten siehe oben).
